Diarium, handlingar och protokoll

Varje svensk och utländsk medborgare har rätt att ta del av en myndighets allmänna handlingar. Allmänna handlingar finns både som pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter, som e-post och fax. Dessa ska, om de inte omfattas av sekretess, genast eller så snart som möjligt kunna lämnas ut till dig om du ber om det. Du behöver inte berätta vad du heter eller varför du vill se en viss handling.

En handling är allmän om den:

• förvaras hos en myndighet (till exempel kommunstyrelsens förvaltning eller barn-och utbildningsnämnden). Den kan till exempel förvaras i en mapp på datorn, i en pärm eller finnas lagrad i stadens diarier.
• är inkommen till myndigheten, har skickats eller på annat sätt överlämnats dit. 
• är upprättad. Den räknas som upprättad till exempel när den är färdigskriven, när den har skickats eller när det ärende som handlingen tillhör är klart.
• är ett protokoll som har justerats (godkänts).

Sekretessbelagda (hemliga) handlingar får inte lämnas ut. Vad som är sekretess bestäms av offentlighets- och sekretesslagen. Handlingar eller ärenden som handlar om en enskild persons personliga förhållanden kan vara sekretessbelagda. Det kan till exempel vara ärenden som rör socialtjänsten.

Internt arbetsmaterial får bara läsas av anställda. De är inte allmänna handlingar och därför har du inte rätt att läsa dem.

Alla uppgifter i stadens diarier granskas enligt offentlighets- och sekretesslagen och personuppgiftslagen, PUL, innan de blir tillgängliga på webben. PUL är en lag som ska skydda människor från att deras personliga integritet kränks när deras personuppgifter behandlas. Därför lägger Helsingborgs stad inte ut uppgifter om personnamn på privatpersoner.